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Role purpose

To provide administrative services to attorneys, timekeepers, and secretaries.

Main responsibilities

• Work closely with other service center teams (Tampa, Belfast, Buenos Aires, and Manila) in completing Administration, Operations & Risk (AOR) assignments 
• Manage calendaring activities, coordinate schedules, finalize meetings, and schedule conference calls
• Update contact management information
• Send email reminders to fee earners on their behalf
• Complete disbursement requests and wire transfers utilizing the internal coding system accurately and timely
• Enter and close time entries utilizing Intapp Time according to timekeeper instructions
• Prepare mail and courier labels
• Manage expense reports for invoice submission and reimbursements.
• Utilizing mail merge, finalizing name badges, signage, and tent cards
• Print documents as requested
• Assist with meeting planning activities including registering for events, booking rooms, setting up webinars, finalizing reservations, and registering visitors as needed

Technical skills, qualifications and experience

• Bachelor's degree is required 
• Strong relevant experience with office administration skills, preferably in a law firm, BPO, or professional services environment
• Strong communication, organizational, and problem-solving skills
• Strong English skills written and spoken (native or bilingual) other additional languages are appreciated
• Strong technical capabilities across MSOffice Suite (i.e., Word, Excel, Outlook, Access, PowerPoint)
• Work requires continual attention to detail in completing assignments
• Some analytical ability is required to find solutions to various technological and administrative issues

En Baker McKenzie, somos diferentes en nuestra manera de pensar, trabajar y comportarnos. Con nuestro equipo de 13.000 personas, incluidos más de 6.500 abogados/as admitidos/as localmente, en más de 70 oficinas en todo el mundo, contamos con una comunidad apasionadamente colaborativa de 60 nacionalidades y estamos comprometidos con el desarrollo profesional de primera categoría para todos/as, en cada puesto y en cada nivel. Baker McKenzie puede ofrecerte tanto el compromiso inquebrantable con la excelencia que se espera de una Firma de primer nivel así como también un ambiente laboral genuinamente colaborativo y apasionadamente global.

Baker McKenzie es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Estamos comprometidos con la promoción de la diversidad y la inclusión para todos/as. Nuestra cultura internacional única se refleja en la unión de una familia global de personas de diversas culturas y orígenes en todas nuestras oficinas. Motivamos a las mejores personas — independientemente de su raza, religión o creencias, género, identidad de género, discapacidad, orientación sexual o edad — para que cumplan sus aspiraciones profesionales con nosotros. Estamos comprometidos a garantizar una experiencia inclusiva y accesible para todos/as los/as candidato/as.。